1、 研究生短期出访包括出国（境）出席国际会议、合作研究、短期培训等学术交流活动。参与国际学术交流有利于开阔视野，提高学术交流能力，我所鼓励导师支持研究生出国（境）出席本领域高水平的国际学术会议（包括口头报告和墙报展示）以及短期学术交流访问（一个月以内的按此流程管理，一个月以上的按联合培养管理）。

2、 研究生短期出访管理的主管部门是研究生教育处和所外事办公室。研究生教育处负责受理申请、提请主管所领导审批、出具身份证明材料，外事办公室负责出访备案、报销审核。

3、 研究生短期出访持因私护照（通行证），自行办理签证（签注）手续，要求购买境外意外伤害保险。

4、 短期出访须严格按会议期限和项目任务申请境外停留天数，未经批准不得擅自延长在外期限或前往未报批国家，包括未报批的“申根国家”和互免签证国家（地区），不得出访未建交国家。出访任务不得涉及国家安全和可能影响国家关系等敏感问题。

5、 资助途径：研究生出席国际会议除课题组资助外，还可申请我所的研究生国际会议基金资助（详见研究生教育处主页相关规定）以及中国科学技术大学研究生国际会议资助项目（详见校网站具体通知），在申请相关资助前应先获得所内审批同意。

6、 申请材料：

（1）《研究生短期出访申请表》（后附或所外事办主页上下载）

（2）会议邀请函或访问邀请函

（3）导师出具的同意派出函（后附模板）

（4）《研究生短期出访安全保密承诺书》

（5）《中国科学院金属研究所研究生出席国际会议基金申请表》（仅限申请基金者提交）

7、审批程序：本人申请—导师同意—研究部同意—研究生教育处审核—主管所领导审批—外事办审核—财务处报销。

具体为：申请人在征得导师同意后，将申请材料提交至研究生教育处，研究生教育处审核并报主管所长审批通过后，申请人到研究生教育处领取已审批同意派出的《研究生短期出访申请表》和《研究生短期出访安全保密提示》，并将上述两份材料送外事办备案，同时自行办理签证手续。出访结束回所后，到所外事办办理报销审批，按财务报销制度到所财务处报销。

8、审批时间：所内审批一般需要1-2周时间，请根据签证等时间要求提前申请。

9、会议总结：申请所内基金资助者需提交会议总结一份（应包含会议基本情况、出席会议的收获和体会等），含申请者报告时间的会议目录（当页）复印件一份。获得所外其它资助的，请按相应要求向资助单位提交总结材料。

10、如申请所内资助，需先从导师课题经费报销，年底研究生教育处将获批的资助金转拨到报销课题。如同时获得所外资助，请先按资助单位要求报销，余额在所内报销，所内报销时需提供资助单位已报销金额的相关凭据和其它报销原始单据。

11、本规定从公布之日起施行。

联系人：研究生教育处，于洋，yuyang@imr.ac.cn, 23971693

        外事办，李淑彦，syli@imr.ac.cn, 23971500

附： 《研究生短期出访申请表》

《同意派出函》

《研究生短期出访安全保密承诺书》